Mais comment mettre en place concrètement cette nouvelle organisation?
Tout d’abord, télétravail ne rime pas forcément avec travail à domicile ni isolement, mais il nécessite dans tous les cas une organisation préalable qui passe obligatoirement par un espace dédié et du matériel adapté.
En effet, le télétravail peut être réalisé entre deux structures dans un contexte de réunion, de rendez-vous ou de formation. Dans ce cas, les besoins ne seront pas les mêmes que si le salarié travail seul de son domicile.
TRAVAIL EN GROUPE ET VISIOCONFERENCE
Pour animer vos réunions ou réaliser des formations à distance, vous aurez besoin d’une salle de réunion équipée d’un ordinateur relié à un support pour projeter les informations aux participants et visualiser l’intervenant simultanément.
Dotés d’un écran numérique pouvant afficher 4 périphériques simultanément ou un système d’exploitation Androïd embarqué pour vous permettre d’utiliser les applications ou site internet dédié aux visioconférences, nos écrans numériques SHARP répondront parfaitement à vos besoins.
TRAVAIL A DOMICILE OU A L’EXTERIEUR DE L’ENTREPRISE
Etant réalisé de manière plus régulière et sur une plus longue période continue, le télétravail impose une meilleure organisation préalable. Le salarié aura non seulement besoin d’être autonome à l’endroit où il télétravaille, mais devra également avoir accès aux données internes à l’entreprise.
Outre l’équipement informatique (ordinateur portable, souris et clavier sans fils, webcam…), le salarié aura nécessairement besoin d’imprimer les documents sur lesquels il doit travailler et il doit pouvoir les scanner pour les diffuser en retour. Ce besoin, essentiellement matériel peut être tout à fait comblé par un mutlifonction A4 compact avec une connexion WIFI pour s’adapter à tous les environnements.
Généralement, la difficulté consiste plus en l’accès aux informations qui lui sont nécessaires pour réaliser son travail à partir d’un site distant et en la diffusion des documents que le salarié produit en dehors du bureau. Cela peut être par exemple d’avoir besoin d’un dossier client physique our répondre à un mail client, ou faire valider un document à sa direction puis le transmettre à un autre service.
Pour cela, rien de plus efficace et de plus sécurisé qu’une solution de Gestion Electronique de Documents, ou plus communément appelée GED.
Très utile dans la protection des données, la GED permet également de créer, consulter et diffuser de l’information de manière sécurisée car chaque salarié peut avoir un accès limité aux seules informations qui lui sont nécessaires pour réaliser son travail. Un commercial pourra par exemple avoir accès aux dossiers clients et un comptable aux factures par exemple.
Fini les mails en cascade et les appels sans traces, grâce à un système de validation des documents (workflow), la GED vous permet de transférer vos documents et de les faire valider par les personnes habilités, horodatage à l’appui. Vous pourrez également signer électroniquement vos documents.
